11.03.2019 Esmaspäev

Viis meeldetuletust ajajuhtimise olulisusest

Kristiina Malm-Olesk, audiitor.
Kristiina Malm-Olesk, audiitor. Advokaadibüroo KPMG Baltics

Kas teadsid, et kui kulutad päevas 10-12 minutit ajaplaneerimisele, võidad ajaliselt kuni 2 tundi raisatud aja ja tegevuste arvelt?

Selleks, et olla rohkem oma aja peremees, tunda vähem abitust ning saavutada parem töö ja vaba aja tasakaal, on oluline pöörata tähelepanu ajajuhtimise olulisusele. Järgnevalt toome välja 5 põhjust, miks on mõtestatud ajajuhtimine oluline.

Ajakasutuse teadlikkuse kasv

Soov aega efektiivsemalt kasutada motiveerib enda ajakasutust jälgima ja analüüsima. Vii läbi ajaaudit ehk pane kirja teatud perioodi jooksul kõik päevas tehtud tegevused ning saad teada, kuhu su aeg tegelikult kulub. Nii tuvastad ebavajalikud ajaröövlid ning hakkad oma ajakasutust hoolikamalt jälgima.

Reaalsustaju suurenemine

Ajakasutuse jälgima hakkamisest järgmine samm on ajaplaneerimine. Võta kasutusele elektrooniline kalender või kalendermärkmik, kuhu pane kirja ajaliselt määratletavad sündmused (koosolekud, kohtumised, tähtajad, trenniajad), erista transpordiks ja töötegemiseks kuluv aeg. Nii saad ettekujutuse oma vaba aja ressursist ning saad mõelda, mida sellega ette võtta.

Rohkem meelerahu ja kontrolli

Edasine samm on jagada tööaeg tegevusteks, seejuures oleks hea, kui teaksid igale ülesandele kuluvat aega, et planeerimine oleks täpsem. Ära unusta puhveraega ootamatustega tegelemiseks. Ehkki planeeritud ajakavast kinnipidamine on esialgu proovile panevalt raske, hakkad selle tulemusena seadma endale reaalsemaid ootusi ning vähendad pettumust tegemata jäänud tegemistest.

Kõige olulisemale keskendumine

Aega planeerides hakkad mõistma, et sul on piiratud ajaressurss, mistõttu pead oma tegevusi hoolikalt valima. Pane kirja põhilised ülesanded, millega igapäevaselt tegeled ning vali neist kolm, millel on kõige suurem lisaväärtus. Keskendu just neile, ülejäänutele pühenda vähem töötunde, võimalusel kaalu nende delegeerimist või elimineerimist.

Säästlik ajakasutus

Ajaplaneerimine, kalendri jooksev uuendamine ja kõige olulisematele tegevustele keskendumine muudab ajakasutuse säästlikumaks ning õpetab piiratud ajaressurssi hoolikamalt kasutama. Kindlatele ülesannetele fokusseeritumana suudame paremini tööd segavaid faktoreid ignoreerida ning töö kiiremini valmis saada, mis suurendab motivatsiooni ja enesega rahulolu.

Allikas: KPMG Eesti blogi

Toetajad

Uku tarkvara IKS logo 1

Liituge meiega sotsiaalvõrgustikes