Iga ettevõtja, olenemata äri suurusest, peaks meeles pidama üht lihtsat kuldreeglit: kõiki raamatupidamisdokumente tuleb säilitada vähemalt seitse aastat. Selle alla kuuluvad ka kõik dokumendid, mis tõendavad ettevõtte kulusid ja tulusid. Seitsmeaastane säilitamistähtaeg tuleneb mitmest seadusest.

Dokumentide säilitamine pole valik, vaid kohustus

Raamatupidamise seadus kohustab säilitama raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid ning pikaajaliste kohustustega seotud lepinguid. Käibemaksuseadus nõuab arvete koopiate ning ostetud kaupade ja saadud teenuste arvete säilitamist. Maksukorralduse seaduse kohaselt tuleb alles hoida kõikide tehingute ja väljamaksetega seotud dokumendid.

„Seitsmeaastane säilitamistähtaeg algab mõnel juhul majandusaasta lõpust – näiteks raamatupidamise algdokumentide, lepingute ja aruannete puhul,“ selgitab CH Konsultatsioonide äriarenduse ja teenindusjuht Raili Ilves.

„Arvete ja ostutšekkide säilitamistähtaeg algab nende väljastamise või saamise kuupäevast. Säilitada tuleb muu hulgas arveid, pangaväljavõtteid ja tollideklaratsioone,“ rõhutab Ilves.

Kuldreeglil on kümne aasta erand

Kui raamatupidamise kuludokumentide kohta kehtib seitsme aasta reegel, siis töötajatega seotud lepinguid tuleb alles hoida kümme aastat alates lepingu lõppemisest.

„Töölepingu seaduse kohaselt peab tööandja säilitama nii töölepingu kirjaliku dokumendi kui ka tervisekontrolli andmed kogu lepingu kehtivuse ajal ning veel kümme aastat pärast selle lõppemist,“ märgib Ilves.

„Isegi kui ettevõtja palkab iseenda juhatuse liikmena või võtab tööle projektipõhise abilise, tuleb töö-, käsundus- või töövõtuleping säilitada kümne aasta jooksul alates selle lõppemisest,“ rõhutab Ilves.

Dokumentide alleshoidmine kaitseb ettevõtjat maksuriskide eest

Dokumente on vaja säilitada selleks, et ettevõtja saaks vajaduse korral tõestada, miks ja milleks ta ettevõtte raha kulutas ning kuidas ja millal ettevõttesse raha juurde tuli. Seda kõike vaadatakse maksuarvestusel, mida kontrollib maksu- ja tolliamet (MTA).

Näiteks kui MTA peaks ettevõtte tegevuse vastu huvi tundma, tuleb tõestada nii oma kulusid kui ka tulusid. Ja kui mõni arve või tšekk on puudu, siis võib juhtuda, et sellelt tehingult tuleb maksud tagantjärele ära maksta. Kuna MTA tohib kahtluse korral küsida ettevõtetelt viimase kolme aasta dokumente ning suurema maksurikkumise korral kuni kuue aasta taguseid dokumente, siis on igati mõistlik kõik vajalikud arved selle perioodi vältel alles hoida.

Toome lihtsa näite. Ehtekunstnik tellis 100 euro eest materjale, millele lisandus käibemaks 22 protsenti. Materjalidest valmistatud ehte hind oli 200 eurot ja hinnale lisandus käibemaks 44 eurot. Seejärel tegi kunstnik riigile käibemaksu tasudes tasaarvelduse ehk lahutas kliendilt saadud käibemaksust maha materjalidelt tasutud käibemaksu ning tasus riigile 22 eurot. Seejärel viskas ta materjalide ostutšeki minema.

„Kui maksuhaldur ettevõtjat kontrollima hakkaks, ei suudaks ta tõendada, et 100 eurot kulus materjalidele ja sellelt tasuti 22 eurot käibemaksu. Tulemuseks oleks see, et ettevõtja peaks selle summa riigile tagantjärele tagasi maksma,“ selgitab Ilves.

Dokumentide säilitamise kohad ja viisid

Dokumente võib säilitada nii paberil kui ka elektrooniliselt – täthis on, et neid on vajaduse korral kerge leida ja need on arusaadavalt süstematiseeritud. Paberil dokumentide korral on levinud praktika, et jooksva ja eelmise aasta materjalid hoitakse kiirköitjates. Vanemate aastate paberid võib koondada pappkarpidesse, millele tasub peale märkida, millise kuupäevani tuleb neid säilitada. Kui tegu on kehva trükikvaliteediga tšekkidega, siis tasub neist teha koopia, sest muidu võib juhtuda, et paari aasta pärast on algne tšekk loetamatu.

Kui säilitad koopia koos kustunud originaaliga, on see maksuhalduri jaoks piisav. „Paberkandjal dokumente saab hoiustada arhiiviteenust pakkuvates asutustes, kes hiljem hävitavad kliendi palvel aegumistähtaja ületanud dokumendid,“ soovitab Ilves. Digitaalselt saab dokumente samuti alles hoida – näiteks skannides või pildistades paberarveid või säilitades otse e-postiga saabunud PDF-faile.

Elektrooniliste dokumentide juures on oluline, et need oleksid organiseeritud, näiteks aastate ja kuude kaupa kaustades. Samuti tuleb arvestada, et neid peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. See tähendab, et neid peab saama printida või elektrooniliselt esitada. Selleks, et andmed kaduma ei läheks, on mõistlik teha regulaarseid varukoopiaid, näiteks välisele kõvakettale või nn pilve.

Uuri pilveteenuse tingimusi

Tänapäeval on võimalik kasutada digitaalsete failide hoiustamiseks ka pilveteenust, kuid ekspertide sõnul tuleks enne teenusepakkuja reeglid üle vaadata. Näiteks Dropbox võib sulgeda mitteaktiivse konto 90 päeva järel ning sellega koos võivad ka dokumendid kaduda. Seetõttu tuleks alati tutvuda teenusepakkuja tingimustega ning eelistada usaldusväärseid ja turvalisi lahendusi.