Eelmisest aastast jõustus seaduse muudatus, millega läks riigi raamatupidamine täielikult üle e-arvetele. See tähendab, et nüüd saab avalikule sektorile teenuse osutamise või kauba müügi eest saata ainult e-arveid. Paberil ega muul kujul arveid enam ei aktsepteerita. Mida tuleb seejuures tähele panna?

E-arve on digitaalne arve, mis liigub infosüsteemide vahel, näiteks ettevõtte äritarkvarast riigiasutuse tarkvarasse. E-posti teel saadetav arve, ei ole e-arve.

Vale formaat võib tasumise tähtaega pikendada

Kui avaliku sektori üksusele saadetakse arve ekslikult vales formaadis, siis seda ei maksta. Näiteks, kui ettevõte osutab Rõõmutarekese Lasteaiale koristamise teenust ja esitab selle eest arve e-kirjaga PDF kujul, siis lasteaed ei aktsepteeri seda arvet ja ettevõtjal tuleb koostada ning saata uus arve. Eksimusest teada saamine, uue arve koostamine ja edastamine võtab aega ning seeläbi võib pikeneda ka kauba või teenuse eest tasumine.

E-arve tuleb saata ka mõnedele äriühingutele

Seadus näeb ette, et e-arve esitamine on kohustuslik, kui klient on avaliku sektori üksus. Vahel võib aga ekslikult jääda arusaam, et lepingupartner on eraettevõte ning arve formaat pole oluline. Tuleb aga tähele panna, et e-arvete saatmine ei ole kohustuslik üksnes siis, kui teenust või kaupa müüakse konkreetselt mõnele ministeeriumile, valla- või linnavalitsusele. Avaliku sektori üksusteks on ka näiteks lasteaiad ja koolid, samuti riigi- ja kohaliku omavalitsuse sihtasutused ja mittetulundusühingud, näiteks spordikoolid, teatrid, huvikeskused. Samuti on sellisteks üksusteks ka riigi ja kohaliku omavalitsuse äriühingud, näiteks Ida-Tallinna Keskhaigla AS, Estonia Spa Hotels AS jm.

Riigi Teatajas on olemas ka konkreetne nimekiri, kust ettevõtja saab kontrollida, kas tegemist on avaliku sektori üksusega või mitte ning vastavalt sellele otsustada, kas e-arve saatmine on kohustulik. Selline nimekiri on rahandusministri määruse „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ lisas 2 „Tehingupartnerite koodid“.

Teenuse pakkuja valikul tuleb olla tähelepanelik

Seadus näeb e-arvele ette vormingu ja tehnilised nõuded. E-arveid võib saata tasuta läbi spetsiaalse riikliku e-arveldaja infosüsteemi, kuid kui arveid väljastatakse suuremates kogustes, siis on ilmselt mõistlikum arendada oma raamatupidamissüsteemi ja valida vastav teenuse osutaja (e-arve operaator). Seejuures tulebki kontrollida, kas konkreetse teenuse pakkuja poolt väljastatavad arved vastavad seaduses sätestatud nõuetele ja kas tegemist on turvalise teenusega.

Allikas: Eesti Kaubandus-Tööstuskoda

Õngitsuskirja äratundmiseks on vaja tähelepanelikkust ja tervet talupoja mõistust.

Alates 1. juulist läheb riigi raamatupidamine üle e-arvetele ja avalikule sektorile saab saata ainult e-arveid.

Vastu võetud 20.02.2019

Paljudel ettevõtetel on hetkel käes aastaaruannete koostamise kõrgperiood. Käesoleva artikli autorid, BDO Eesti audiitorid Sven Siling, Margit Viks, Krista Tarkmees ja Keit Reinsalu soovitavad kvaliteetse aastaaruande saamiseks jagada aruande koostamise protsessi alljärgnevateks etappideks.