Pole halb tegeleda korraga mitme auditi, kohtuprotsessi või lepinguga, kui tööd saavad õigeaegselt valmis ning tähtajad ei veni. Kui aga töötajad hakkavad tähtaegadega jänni jääma ning töödesse hakkab tulema vigu, tuleb ülesandeid vähemaks võtta.

Oma kogemusest räägivad advokaadibüroode Lepik & Luhaäär ning Tamme Otsmann Ruus Vabamets partnerid Erik Lepik, Villu Otsmann ning PricewaterhouseCoopersi auditi osakonna juhtivaudiitor Eva Jansen.

Erik Lepik, advokaadibüroo Lepik & Luhaäär partner sõnab, et üldiselt on büroos ikka inimestel mitu asja korraga käsil. „Ideaalis oleks muidugi parem kui oleks ainult üks asi korraga töös, kuid paratamatult koguneb mitu tööd, millega on vaja tegeleda ja selletõttu on praktika selline, et multitasking on üsna tavaline nähtus,“ räägib ta.

Kust läheb piir, et multitaskingu tõttu hakkab kannatama töö tõhusus ehk seda on juba liiga palju, on Lepiku sõnul aga väga raske öelda. „Tööd on erineva iseloomuga ja mahuga ning selletõttu on raske määratleda täpset tööde arvu. Üldiselt kõige olulisemaks piiri seadjaks on aeg, millal tööd peavad valmis saama. Oluline on, et jõuaks ikka ettevõetud tööd õigeks ajaks valmis,“ räägib ta ja lisab, et küsitles ka oma töötajaid ja pakuti välja, et ehk kolm korraga käsil olevat tööd igale inimesele oleks optimaalne. „Osaliselt sõltub ka töötajatest, eks mõni suudab rohkem ja mõni natuke vähem korraga mitme asjaga tegeleda. Mõned asjad, näiteks kohtuasjad võivad mitu aastat kesta ja sellega ei saagi pidevalt tegeleda ja tänu sellele võib koguneda mitmeid pooleli olevaid kaasusi.“

Ta möönab aga ka, et kui on jälle mõni mahukam projekt käsil, siis on muidugi hea, kui tegeletaks pidevalt sellega, et mitte keskendumist hajutada. Teisalt aga võimaldab ka suurem projekt tööd jupitada ja on võimalik kiireloomulisi töö ülesandeid nö vahele võtta. „Võib-olla on samaliigilise töö puhul võimalik kasutada multitaskingut, näiteks kui on mitu lepingu koostamist käsil,“ sõnab Lepik.

Konsultatsioonifirma PricewaterhouseCoopersi auditi osakonna juhtivaudiitor Eva Jansen sõnab, et firmas on töötajatel projekte korraga käimas mitu ning vahel lülitatakse end siis vastavalt ümber. Kui sageli, see sõltub konkreetsest projektist ja töötaja kogemustest. „Üldjuhul on multitasking sissekodeeritud meie töö ülesehitusse (üksteise järel kulgevad erinevad projektid, mis on mõjutatud erinevate väliste mõjurite poolt) ja seega ka inimese suhteline edukus sõltuv tema multitaskimise võimest, eriti mida kogenum inimene on ja mida keerulisemaid tööülesandeid ta täidab,“ kirjeldab ta. „Inimesed on erinevad ja meie kogemuse järgi kujuneb igaühel välja oma toimetulekumehhanism, kuidas multitaskimise olukorras tõhusust ja efektiivsust säilitada. Kas siis süsteemne lähenemine, aja ette planeerimine vms.“

Janseni sõnul sobib multitasking pigem kogenud inimestele, kelle töö on konsulteeriva iseloomuga, mis võimaldab neil kiiresti ümber lülitada erinevate situatsioonide hindamiselt. Multitasking ei pruugi sobida tehnilist süvaanalüüsi nõudvatele ülesannetele. „Multitaskingut on liiga palju siis, kui tulemuslikkus hakkab langema - näiteks võib tekkida rohkem vigu, ununeda mõne ülesande lõpuleviimine või langeb süvenemise võime,“ lisab ta.

Advokaadibüroo Tamme Otsmann Ruus Vabamets partner Villu Otsmann nõustub Itaalia uurimisgrupiga, et tehtagu parem vähem korraga, kuid kindlasti hästi. „Juba Oskar Luts näitas veenvalt, et põhimõte “kui tervet rehkendust ei jõua, tee pool“, viib mõisavalitsemise ja kauni pruudini,“ ütleb ta.

Mõistagi on aga ka tema büroos igal advokaadil üsna mitu asja aktiivsete ülesannete loetelus, sest asjade ülene ja vaheline infoliikumine kasvatab kompetentse ja tõstab lahenduse kvaliteeti. Otsmanni sõnul on ajaressursi kasutuse seisukohast on oluline, et igal ülesandel on kavandatud lõpptulemus, ajaline mõõde ja üldine tegevuskava. Võimekus mitme asjaga tegeleda sõltub väga konkreetsest inimesest ja kindlasti asjade keerukusest.

Otsmann toob lihtsa indikatsiooni, kuidas saada aru, kas inimene on paljude ülesannete ülekoormatud või mitte: „Poole päeva jooksul tuleb suuta anda esmane reaalne ülesande lahendamise tähtaeg. Kui sellega toimetulek raskusi ei tekita, ei ole põhjust rääkida liiga paljudest käes olevatest asjadest korraga.“ Ta lisab, et enamasti võib nõupidamisi ja koosolekuid ühte päeva mahutada üsna mitu. Seevastu terviklikku õigusdokumendi või -arvamuse koostamist ja kohtuasja põhiistungeid ühte päeva kavandada ei ole advokaadil nii hea mõte.