Ometi annab ka sellelt pinnalt suhteid märgatavalt parandada. Heade suhete aluseks on selged piirid. Töökeskkonnas on piiridel erinevad nimed – roll, ülesanne, reegel. Nende kasutusvaldkond ja selguse aste on erinev.

• Roll on neist kõige üldisem, kirjeldab tegevusala või suunda ja annab koha struktuuris. Näiteks juht, sekretär, meister, müügimees, raamatupidaja. Igapäevatöös jätab rolli sisu palju tõlgendusvõimalusi ja sellepärast on sageli vaja täpsustada antud rolliga seotud ülesandeid.
• Ülesanded on konkreetse sihiga tegevused, millel on täpsemad mõõdikud – milline peab olema tulemus ja mis ajaks on vaja ülesanne täita. Näiteks koostada ja kinnitada eelarve 31. detsembriks, müüa kuu ajaga kindel kogus kaupa, täita käibedeklaratsioon ja tasuda käibemaks 20. kuupäevaks, maksta välja palgad jm tasud 5. kuupäeval jne. Paljude inimeste koostöö puhul ei piisa sageli ka sellest, on vaja veel reegleid – täpseid toimimise kirjeldusi.
• Reeglid annavad töötajatele ette tingimused, mismoodi oma ülesannet täita – kellega millist infot mis ajal vahetada, kellega koos midagi teha ja otsustada, mis põhimõttel kliente valida, milliseid dokumente täita ja kellele saata jne. Seda võib võrrelda moeasjaks saanud dieedipidamisega – tähtis on teada nii seda, mida süüa, kui ka seda, millal ja kuidas süüa.

Toon veel mõned näiteid organisatsioonidest. Alles hiljaaegu ühe müügimeeskonnaga töötades selgus, et neil on vaja omavahel täpsustada nii ülesandeid kui ka reegleid. Ühes teises firmas pidid raamatupidajad koos juhiga tegema sama kogu organisatsiooni lõikes. Miks? Sellepärast et juhid ei saatnud raamatupidamisse õigeks ajaks korrektselt täidetud tööaja aruandeid, töötajad jätsid esitamata oma lähetuste aruanded, arved ja saatedokumendid olid puudulikult või suisa valesti vormistatud. Mis päädis sellega, et raamatupidajad olid tööde viimasele hetkele kuhjumisest stressis, pidid tegema lisatööd, ise mööda maja ringi jooksma, et vajalikke täpsustusi saada jmt.

Kuna raamatupidajad ei ole tavaliselt väga aktiivsed suhtlejad, siis on neil kasulik sarnased teemad üles võtta koos juhiga ning läbi arutada iga meeskonnaga eraldi. See nõuab küll aega, kuid tasub ennast kuhjaga ära. Kõigepealt on neile toeks juhi autoriteet. Lisaks saavad kõik osalised korraga ja ühest kohast samasuguse info, oma küsimustele vastused ning selguse nõuete osas. Tähtis on seegi, et koos kõigi osalistega asjade selgeks rääkimine aitab kaasa grupinormide ja -kontrolli tekkimisele. Selline ühismälu ja -kontroll on praktikas tõhusam kui ükskõik missugune paberile pandud reegel.

Ülo Vihma,
koolitaja,
Meeskonnakoolitus & Arendus