Kindlasti leiavad paljud, et kõiki nimetatud algandmeid on võimalik saada ka aruandlusest ning kasutatavast laoarvestus- või raamatupidamisprogrammist. Siinkohal tulebki aga rõhutada inventuuri läbiviimise eesmärki – selleks on eelkõige omanikule/juhtkonnale kindlustunde andmine.

Kvaliteetselt läbiviidud inventuur tagab kõigile ettevõtte erinevate üksuste juhtidele kindlustunde, et finantsaruanded ja programmis sisalduv informatsioon varade ja varude kohta on õige ja õiglane. Seega võib inventuuri pidada üheks esmaseks ettevõtte sisekontrollisüsteemi elemendiks.

Inventuuri vaatlemine annab väärt infot

Auditite käigus oleme tihti ühe protseduurina kasutanud inventuuride vaatlemist. See protseduur on äärmiselt tänuväärne, kuna annab audiitorile väga hea ülevaate sellest, kuidas suhtutakse ettevõtte/asutuse varadesse ja varudesse:

•    kas juhtkond peab logistika/laoarvestuse valdkonda oluliseks;
•    kas inventuur viiakse läbi õigesti ning objektiivselt;
•    kas bilansi varade ja varude reale saab hinnangu anda.

Näiteks kui ladu, milles inventuuri läbi viiakse, ei ole oma olemuselt selline, mis tagaks varade ja varade säilimise, on kahtluse all selle ettevõtte varade/varude bilansisaldo. Kuidas olla kindel ettevõtte varade/varude suuruses 31.12. seisuga, kui inventuur viiakse läbi näiteks novembri lõpus ja samal aja ei ole lao uksel lukku või paljudel töötajatel on laole kontrollimatu ligipääs? Mõned tunnid inventuuri vaatlemist annavad audiitorile (või miks mitte ka omanikele) väga hea ülevaate ettevõtte/asutuse suhtumisest oma varadesse ja varudesse.

Neli tüüpilist viga inventuuri tegemisel

Tüüpilised puudused, mida just varude ja väikevarade inventuuride vaatlemisel oleme tuvastanud, on järgmised:

•     Ladu on ettevalmistamata

Kvaliteetse inventuuri läbiviimise üheks eelduseks on korras ja süsteemne ladu. Segamini laos on inventuuri läbiviimine lugejatele raskem ja nii on korrastamata laos läbiviidud inventuuri korral lugemisvigade tekkimise risk oluliselt suurem. Tihti on kaup märgistamata ning inventuuri läbiviimine seetõttu väga aeglane. Olukord, kus erinevad laotöötajad erinevatest laonurkadest vara süles lugeja juurde viisid, märkides, et näe, pane see kirja, ning seejärel koos asjadega oma teed läksid, on samuti nähtud.

•     Inventuuri käigus ei hinnata varade/varude seisukorda

Inventuuri tehes tuleks hinnata ka ladustatud varade/varude seisukorda. Kui tegemist on realiseerimisaja ületanud kaubaga, mida inventuuri läbiviimisel tähele ei panda ning mille kohta ei ole mingil põhjusel vastavat informatsiooni ka ettevõtte logistikaüksusel, on tegemist riskiga, et need kaubad on bilansis kajastatud ebaõige maksumusega.

Tootmises on teiseks oluliseks riskiks kvaliteetse tooraine puudumine, kuigi saldo varusid näitab, mis omakorda võib viia tootmisseisakuni. Samuti ei tohi unustada võimalust, et närilised, vesi jms on laos kauba väärtuse langusele või isegi kauba hävimisele kaasa aidanud. Kui inventuuri käigus kauba seisukorda tähelepanelikult ei hinnata, võivad taolised juhtumid aga märkamata jääda. Riigisektoris on ka väga selge nõue – varad ja varud, mida ei kasutata, tuleb alla hinnata ja bilansist välja viia.

•    Lugejad ei ole kompetentsed

Tihti ei tea inventuurikomisjonides osalejad, kuidas inventuuri läbi viia tuleb: millised on lugemise nõuded ja võimalused, kuidas vormistada lugemislehti jms. Enamasti ei ole teadmatuse põhjuseks mitte lugejate rumalus, vaid ettevõtte/asutuse esindaja pole neid lihtsalt koolitanud, kuidas protsess toimuma peaks. Muidugi eksisteerib ka võimalus, et ettevõttes/asutuses ei olegi fikseeritud inventuuride läbiviimise protseduurireegleid ning muid vajalikke sisemisi regulatsioone. Sellisel juhul puudub aga kindlus, et erineval ajaperioodil läbiviidud inventuuride tulemused on kvaliteedilt võrreldavad või tegemist on sisuliselt kvaliteetsete andmetega.

Protseduurireeglite puudumine halvendab ilmselgelt kogu inventuuri läbiviimist – lugejatel puudub selge ülevaade, mida ja kuidas tuleb teha, inventuurikomisjoni ja komisjoni esimehe õigused ja kohustused ei ole selged, dokumentide vormistamises puuduvad sisemised standardid jne. Kindlasti on paljud inventuurikomisjonides osalenud inimesed saanud oma kogemuse kaudu targemaks, miks on vaja näiteks nummerdada lugemislehed enne inventuuri algust. Selgete reeglite korral jääksid aga sarnased valusad ning ressursimahukad vead olemata.

•   Varude lugemislehtedel on ära toodud kogused, põhivara lugemislehel puudub järelejäänud eluiga

Tihti kasutatakse lugemislehtedena raamatupidamisprogrammi väljatrükke, mis sisaldavad ka koguseid. Sellisel juhul on aga inventuuri tulemuste õigsus kohe kahtluse alla seatud. Inventuuri eesmärk on läbi viia objektiivne lugemine, et välja selgitada vahesid raamatupidamisliku arvestuse ning tegeliku koguse vahel. Seetõttu ei saa olla varude lugemislehel koguseid ning need tuleb sinna vastavalt lugemistulemustele kanda lugemiskomisjonil.

Põhivaraga on vastupidi – lugemislehel peab olema toodud lisaks varade nimetusele ja kogusele ka järelejäänud eluiga ja seda lihtsasti mõistetavas formaadis – näiteks rahaliselt järelejäänud eluea väljatoomine ei teeni eesmärki, kuna lugejal on äärmiselt keeruline hinnata, kui kaua peaks konkreetne vara veel ajaliselt kasutuses olema ning seetõttu jääb see osa tegemata.

Põhivara järelejäänud eluea hindamata jätmine on massiline puudus ning viib kahjuks põhivarade väärtuse bilansis alusetult nullväärtuseni, mistõttu on paljudel organisatsioonidel olukord, kus vara on tegelikult kasutuses, kuid kajastatud nulleurose väärtusega.

Inventuuri ettevalmistamine, läbiviimine ja selle vormistamine on suur, kuid tähtis töö, mille tulemused on olulised nii ettevõtte juhtkonnale kui ka omanikele. Eesmärk on tagada kindlustunne, et kõik varad ja varud on alles ning finantsseisund on aruannetes kajastatud õigesti ning õiglaselt. Kuigi tegemist on mõnevõrra tüütu ülesandega, on tegemist äärmiselt olulise protsessiga, mida tuleb vähemalt kord aastas korrektselt läbi viia.