16.11.2010 Teisipäev

Juhend raamatupidamisüksuste eurole ülemineku korraldamiseks ja IT süsteemide arendamiseks

Usutavasti käivad eurole ülemineku ettevalmistused ka avalikus sektoris juba täies hoos, kuid kordamine on endiselt tarkuse ema.

Aruanded
Bilansikontode saldode ümberarvestamine
IT-süsteemide ettevalmistamine
Eurole ülemineku kontrollimine
Ametnike ja töötajate palgad ja töötasud

Raamatupidamisarvestuses sisseviidavates muudatustes juhindutakse Raamatupidamise Toimkonna juhendist nr 18 "Euro kasutuselevõtt" (RTJ 18).

Aruanded

RTJ 18 kohaselt koostatakse raamatupidamisaruanded 2010. a kohta eesti kroonides. Perioodide kohta, mis lõpevad peale 01.01.2011, koostatakse aruanded eurodes. (RTJ 18 § 11).

Seega: 

  • aastaaruanne 2010. a kohta koostatakse ja esitatakse eesti kroonides;
  • aastaaruanne 2011. a kohta koostatakse ja esitatakse eurodes, võrdlusandmed 2010. a kohta esitatakse samuti eurodes (2010. a aastaaruandes esitatud finantsnäitajad jagatakse kursiga 15,6466). Arvestuspõhimõtteid ja esitlusviisi käsitlevas lisas avalikustatakse eurole üleminek (RTJ 18 § 12);
  • saldoandmikud 2010. a kuude kohta esitatakse eesti kroonides (sh detsember 2010);
  • saldoandmikud 2011. a kuude kohta esitatakse eurodes (alates jaanuarist 2011).

Bilansikontode saldode ümberarvestamine

Bilansikontode saldod seisuga 31.12.2010 arvestatakse IT-süsteemides ümber eurodeks (jagades kursiga 15,6466) ja loetakse aruandeperioodi, mis algab 01.01.2011, algsaldodeks. Vastav ümberarvestus tuleb dokumenteerida raamatupidamisõiendina (RTJ 18 § 8).
 
Ümberarvestamisel kohaldatakse tavapäraseid ümardamisreegleid kolmanda koha järgi pärast koma (st kui kolmas koht peale koma on 0 kuni 4, jäetakse teine koht peale koma muutmata, kui kolmas koht peale koma on 5-9, ümardatakse ümberarvestatud väärtus ühe numbri võrra ülespoole) (RTJ 18 § 9).

Bilansikontode saldo koosneb enamuse kontode korral analüütilise arvestuse saldodest, nt võlad tarnijatele konto saldo koosneb paljude ostuarvete maksmata saldodest, võlad töötajatele konto saldo koosneb väljamaksmata palkadest töötajate kaupa, nõuded klientidele konto saldo koosneb paljude klientide poolt tasumata müügiarvete saldodest jne. 

Seetõttu ei arvestata ümber mitte kogu saldot korraga, vaid iga üksik analüütilise arvestuse saldo. Ümber arvestatud üksikute saldode summa ei võrdu summaga, mis saadakse bilansikonto jagamisel kursiga 15,6466. Niisugused tekkinud ümardamisvahed kajastatakse 2011. a tulemiaruandes (nt kontol 608000 Valuuta kursivahed) (RTJ 18 § 9).

IT-süsteemide ettevalmistamine

Praktikas taanduvad raamatupidamisarvestuses toimuvad muudatused eelkõige IT-süsteemides õigesti ja õigeaegselt tehtavatele muudatustele ja muudetud IT-süsteemide õigele kasutamisele.

Ette tuleb valmistada kõik olemasolevad infosüsteemid, mida kasutatakse arvestuse pidamiseks. IT-süsteemide valmisoleku tagamiseks tellitakse infosüsteemi arenduspartneritelt süsteemi nõuetekohane muutmine, sh konverteerimise läbiviimine. 

Vajalik on tellida või koostada ka kasutusjuhend muudatuste rakendamiseks. IT-süsteemide muutmise tellimist ei saa jätta viimasele minutile. Eeldatavasti on arenduspartnerid käesoleval aastal ja ka järgmise aasta alguses üle koormatud, sest neil on vaja muudatused sisse viia paljude klientide juures.

Raamatupidamises kasutatakse tavapäraselt standardtarkvara, st tarkvara, mida kasutavad paljud tarkvara tootja või arendaja/hooldaja kliendid. Kuna IT-süsteemide arenduspartnerid muudavad oma süsteeme paljude kasutajate jaoks, siis tuleks arenduspartneriga koostöös aegsasti välja selgitada, millistel põhimõtetel IT-süsteemi muudetakse, sealhulgas, millal ja millised andmed konverteeritakse eesti kroonidest eurodeks, kas hakkavad toimima teatud automaatsed kontrollid vigade vältimiseks valuutade sisestamisel, kuidas muudetakse dokumentide põhjad ja automaatsed väljundvormid (aruanded) jne.

Ühtlasi on vaja otsustada, kas IT-süsteemides tehtavaid muudatusi oleks vaja enne kasutama hakkamist kasutaja poolt testida. Riskide maandamiseks soovitab Rahandusministeerium viia 2010. aastal läbi uuendatud tarkvara kasutamise testid.

Raamatupidamistarkvarades, mida kasutatakse ka teistes Euroopa Liidu riikides (nt SAP, Dynamics), võib juba olla tagatud eurole ülemineku toetus. Sel juhul tuleb olemasoleva süsteemiga tutvuda ja testida kas vajatakse veel lisaarendusi või sobib standardlahendus.

Tänapäevased IT-süsteemid eristavad ja säilitavad üldjuhul nii tehinguvaluutat kui ka arvestusvaluutat. Arvestusvaluuta on valuuta, milles peetakse jooksvat arvestust tehingute üle (s.o kuni 31.12.2010 Eesti kroon, alates 01.01.2011 euro). 

IT-süsteemis läbi viidava konverteerimise  tulemusena muudetakse arvestusvaluuta Eesti kroonidest eurodeks. Seda tehakse sealhulgas osaliselt või täielikult tagasiulatuvalt, st muudetakse ka süsteemis olevad ajaloolised andmed nii, et arvestusvaluutana jäävad peale konverteerimist süsteemis näha eurod (arvestuse järjepidevuse tagamiseks ja eeldusega, et peale eurole üleminekut vajatakse ajaloolisi andmeid pikemas perspektiivis pigem eurodes mitte Eesti kroonides ning vajaduse korral saab ühe valuuta teiseks ümber arvutada).

Erinevates süsteemides võib olla erinevusi andmete konverteerimise ajahetkes ja tagasiulatuvuses, kuid oluline on, et IT-süsteemis tehtavad muudatused oleksid kasutajatele arusaadavad, tagaksid õiged andmed enne ja pärast konverteerimist, ülemineku perioodil rakenduksid kontrollimehhanismid vigade vältimiseks ja kasutajatele oleks teada, millises vääringus andmed süsteemis peale konverteerimist säilitatakse.

Kuna raamatupidamises registreeritakse tehinguid teatud viitega peale tehingute toimumist, siis ei ole 1. jaanuaril 2011 bilansikontode saldod seisuga 31.12.2010 veel teada. Jätkub töö 2010. a tehingute kajastamisel ja aruannete koostamisel 2010. a kohta, mis tuleb esitada Eesti kroonides.

Kui IT-süsteemis konverteeritakse finantsandmed koheselt peale 01.01.2011 eurodeks, siis alustatakse tööd 2011. a alguses eurodes, arvestades, et paljud dokumendid saadakse veel Eesti kroonides ja need tuleb IT-süsteemi sisestamiseks eurodesse ümber arvutada.

Samuti tuleb arvestada, et paljusid väljundvorme 2010. a kohta (saldode võrdlemiseks, aruannete koostamiseks) tarbitakse veel Eesti kroonides, mistõttu juhul, kui IT-süsteemis kajastuvad juba eurod, tuleb need vajadusel Eesti kroonidesse ümber arvestada.

Täiuslikumad IT-süsteemid häälestatakse ümber etapiti, tagades arvestusvaluutana Eesti krooni kasutamise kuni 2010. aasta bilansikontode sulgemiseni. Sel juhul võib toimuda üleminekuperioodil andmete sisestamine Eesti kroonides 2010. aastasse ja eurodes 2011. aastasse. Süsteemis tagatakse, et alates 01.01.2011 ei saa Eesti kroonides enam maksetoimingud teha. Näiteks tagab IT-süsteem, et tehingute eest, mis kajastatakse 2010. aastas Eesti kroonides, makstakse alates 01.01.2011 juba eurodes.

IT-süsteemide ettevalmistamine, kui need tagavad arvestusvaluutana eesti krooni kasutamise kuni bilansikontode seisuga 31.12.2010 sulgemiseni

Niisuguste IT-süsteemide korral, mis tagavad kuni bilansikontode seisuga 31.12.2010 sulgemiseni arvestusvaluutana Eesti krooni kasutamise, muudetakse IT-süsteeme kahes etapis. Mõlemad etapid on vaja eraldi läbi analüüsida, ette valmistada ja vajaduse korral ka testida.

Neist esimene etapp hõlmab perioodi, mis algab alates 01.01.2011 ja lõpeb süsteemis olevate andmete arvestusvaluuta konverteerimisega kroonidest eurodeks. Teine etapp algab peale konverteerimist, kui süsteemis on arvestusvaluuta juba konverteeritud eurodeks.

Arvestusvaluuta konverteerimine on soovitav läbi viia võimalikult vara, kui 31.12.2010 lõppeva aruandeperioodi andmed on sisestatud, saldod kontrollitud ja aruanded Eesti kroonides süsteemist võetud, kuna jooksval aastal toimuvad protsessid vajavad arvestust ja andmeid eurodes. Saldoandmike esitajatel on tõenäoliselt sobivaim aeg viia arvestusvaluuta konverteerimine läbi märtsikuus peale saldode võrdlemist tehingupartneritega.

Et konverteerimine võimalikult vara läbi viia, on omakorda oluline, et 2010. a saldode inventeerimine ja võrdlemine toimuks võimalikult kiiresti. 2010. a saldode sulgemisel tuleb sealjuures võtta õppust ja vältida vigu, mida eelnevatel aastatel on alles auditeerimise käigus leitud ja parandatud. Sellega tagatakse suur tõenäosus, et konverteeritud saldodes ei ole hiljem enam vaja parandusi sisse viia.
 
Küsimused, mis tuleb eurole ülemineku ettevalmistamisel läbi analüüsida

Et tagada arvestuse pidamine enne ja pärast konverteerimist ja kokku leppida sobivaim aeg konverteerimise läbiviimiseks, tuleb ettevalmistuste käigus läbi mõelda ja välja selgitada  muuhulgas järgmised küsimused IT-süsteemides tehtavate muudatuste osas:

  • 1) kuidas sisestatakse ostuarveid ja muid tasumisele minevaid dokumente, kui need kajastuvad tekkepõhiselt 2010. aastas, kuid kantakse üle 2011. aastal? Kas tehingud  sisestatakse juba 2010. aastasse eurodes või piisab sellest, et summad kajastatakse kroonides, kuid maksevaluutaks sisestatakse EUR;
    2) millal palgaelemendid (tasud ja kinnipidamised) konverteeritakse eurodeks, sh kuidas makstakse välja jaanuaris detsembri palgad? Kas süsteem oskab maksed automaatselt konverteerida eurodeks, säilitades palgaandmed kroonides või kasutatakse muud lahendust;
    3) kas süsteemis on maksuarvestus ümber seadistatud, et eurodes alates jaanuarist välja makstud palkadelt arvestatud maksud tekiksid ümardatuna eurosendi täpsuseni (mitte euro täpsuseni);
    4) kas alates jaanuarist tekivad kõik maksudeklaratsioonid süsteemis eurosendi täpsusega (TSD, sh maksud erisoodustustelt, käibedeklaratsioon);
    5) kas alates 01.01.2011 muutuvad teatud hinnakirjad ja tasumäärad seoses sellega, et need kehtisid varem kroonides ja alates 01.01.2011 kehtivad eurodes, kusjuures need ei ole ümardatud standardreegli järgi ja kas need on vaja infosüsteemis muuta;
    6) kuidas alates 01.01.2011 käsitletakse pangaväljavõtteid, sh imporditakse laekumisi;
    7) kuidas alates 01.01.2011 toimub töö sularahakassades, sh sularaha paralleelkäibe perioodil, kui tuleb vastu võtta nii eurosid kui ka eesti kroone, kuid tagasi antakse ainult eurosid;
    8) kuidas IT-süsteem genereerib dokumente, kas need sisaldavad andmeid mõlemas valuutas või ainult ühes valuutas ja millal neid dokumente süsteemis muudetakse;
    9) kuidas sisestatakse süsteemi valuutakursse, kui süsteem ei ole veel konverteeritud ja süsteemi oleks vaja kursid sisestada eesti krooni suhtes, aga Eesti Pank enam valuutakursse ei noteeri (s.o Euroopa Keskpanga kursid korrutatuna 15,6466) ja kuidas valuutakursse sisestatakse, kui arvestusvaluutaks on euro (alates 01.01.2011 Euroopa Keskpanga kursid);
    10) kuidas vältida eksimusi sisestamisel kroonides, kui süsteem eeldab juba eurodes sisestamist ja vastupidi, s.h kas süsteem tagab teatud automaatseid kontrollimehhanisme;
    11) kas on mingit liiki tehinguid, mida uuel aastal tuleks kuni konverteerimise läbiviimiseni vältida (näiteks põhivara amortisatsioon, põhivara mahakandmine, nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks arvamine), kuna süsteem ei taga nende tehingute nõuetekohast ümberkonverteerimist, kui 2011. aastas on juba kajastatud tehinguid kroonides;
    12) kuidas toimub 2011. a eelarvest kinnipidamise jälgimine, kui süsteemis ei ole arvestusvaluuta konverteerimist veel 2011. a alguses läbi viidud, kas eelarve sisestatakse esialgu kroonides ja peale konverteerimist sisestatakse uuesti eurodes või tagab süsteem parema lahenduse;
    13) kuidas genereeritakse ja sisestatakse saldoandmik, kui süsteem on veel ümber konverteerimata, aga on vaja koostada saldoandmik eurodes või kuidas genereeritakse ja sisestatakse 2010. a detsembri saldoandmik, kui 2010. a andmed on juba konverteeritud eurodesse;
    14) kas on mingeid muid aruandeid või teatisi, mida oleks vaja kas ühes või teises valuutas valida;
    15) kas peale konverteerimist lubab süsteem veel teha kandeid 2010. aastasse (eurodes) või on see süsteemi poolt keelatud.

Ülatoodud küsimuste nimekiri ei ole täielik. Igal raamatupidamiskohustuslasel tuleks koostada eurole ülemineku ettevalmistamiseks oma küsimustik koos vastustega kasutatavate IT-süsteemide, dokumentide, aruannete ja tööoperatsioonide lõikes. Küsimused ja vastused sõltuvad kasutatavast IT-süsteemist, mistõttu vastav töö peab toimuma koostöös IT-süsteemi arenduspartneriga.

Eurole ülemineku kontrollimine

Üleminekuperioodil peab raamatupidamises erinevate tööoperatsioonide sooritamisel  kontrollima IT-süsteemis tekkinud tulemuste õigsust olenemata sellest, kas süsteemi eelnevalt testiti või mitte.
 
Peale konverteerimise läbiviimist tuleb kontrollida, kas süsteemis olevad andmed on õigesti konverteeritud ja kas süsteemi funktsionaalsus toimib uues arvestusvaluutas tõrgeteta. Sealjuures tuleb koostada raamatupidamisõiend süsteemis olevate kontode saldode kohta eurodes seisuga 01.01.2011 võrrelduna 31.12.2010 lõppsaldodega Eesti kroonides, jagatuna kursiga 15,6466, tuues välja ka ümardamisvahe ja konto, kuhu see kanti (RTJ 18 § 8). Raamatupidamisõiendi andmed vormistatakse järgmise tabelina:

Konto TP-kood TA-kood A-kood Saldo 31.12.2010
kroonides
Saldo 31.12.2010
eurodes vahetuskursi alusel
Saldo 01.01.2011
eurodes pearaamatus
Deebet Kreedit Deebet Kreedit Deebet Kreedit

Kui peale konverteerimise läbiviimist leitakse siiski veel 2010. aastasse viidavaid parandusi, kuid IT-süsteem ei luba neid enam 2010. aastasse sisestada, siis tuleb need sisestada 2011. aasta pearaamatusse 01.01.2011 kuupäevaga tagasiulatuvate parandustena (kontole 298000 või 298001 rahavoo koodiga 28 eurodes) ja samaaegselt 2010. a detsembri saldoandmikku kroonides, sh kajastatuna ka õigetel tulu- ja kulukontodel.

Parandus tuleb nõuetekohaselt dokumenteerida ja lisada konverteerimise kohta koostatud raamatupidamisõiendi juurde koos põhjendusega, miks seda parandust ei ole varem 2010. a pearaamatusse sisestatud ning kuidas see on 2010. a aastaaruandes ja saldoandmikus ning 2011. a algsaldona täiendavalt arvesse võetud.

Eurole ülemineku ettevalmistamise faasis tuleb tagada, et niisuguste paranduste arv oleks minimaalne ja rakendatav vaid ettenägematutes olukordades, mitte tavapäraste tehingute suhtes.

Ametnike ja töötajate palgad ja töötasud

23.08.2010 võeti vastu määrus "Vabariigi Valitsuse määruste muutmine seoses euro kasutusele võtmisega", millega muuhulgas muudeti ka riigiteenistujate palgaastmete määrusi. Määruses on Eesti kroonide ümberarvestamisel eurodeks lähtutud järgmistest ümardamise põhimõtetest: 

  • toetused, hüvitised ja stipendiumid on ümardatud isikutele soodsamas suunas;
  • riigiteenistujate palgamäärad on ümardatud matemaatiliselt.

Nõukogu määruse 1103/97/EÜ teatavate euro kasutuselevõtuga seotud sätete kohta (EÜT L 162, 19.6.1997, p.1) preambula taande 20 järgi tuleb alates eurole üleminekuperioodi lõpust õiguslikes vahendites viiteid kroonile tõlgendada viideteks euroühikule vastavalt ümberarvestuskursile.

Sama põhimõte on  ka euro kasutusele võtmise seaduse § 5 lõigetes 3 ja 5 ning õigusselguse huvides veel lõikes 4 järgmiselt: kui pärast paralleelkäibe perioodi lõppu viidatakse õigusaktides kroonile, tõlgendatakse neid viiteid kui viiteid eurole määratud ümberarvestuskursi kohaselt.

Selliselt ei ole vajalik muuta õiguslikke vahendeid: õigusaktid, halduse üksikaktid, internsed aktid, lepingud jne. Vabariigi Valitsuse määrustes kehtestatakse summad eurodes õigusselguse huvides.

Kui ametnike palkade muudatused on planeeritud või tulenevad KOV 2011. aasta eelarvest, siis need uued ametnike palgamäärad ja palgatingimused kinnitatakse 2011. aastaks sel ajal kehtivas vääringus ehk euros pärast eelarve vastu võtmist. Sellisel juhul ei ole otstarbekas kinnitada uusi palgamäärasid eraldi mitmekordselt, näiteks 1. jaanuariks 2011 tehes matemaatilise ümarduse ja mingi aja möödudes eelarvega seotud palga muudatused.

Kui eelarvest tulenevaid muudatusi ei ole kavandatud ja ametnike palgad on planeeritud jätta samaks, siis võib palku puudutavad üld- ja üksikaktides muuta asendades neis Eesti kroonides olevad summad eurodega kasutades matemaatilise ümardamise reeglit. Nagu eespool öeldud ei ole see kohustuslik.

Töölepingute nagu kõigi teiste võlaõiguslike lepingute osas kehtib lepingute järjepidevuse printsiip. Töölepingute puhul võib samuti õigusselguse huvides vormistada lepingu muudatuse või lepingu lisa, milles fikseeritakse senised Eesti krooni summad eurodes.

Töötasude maksuarvestus eurole üleminekul

Töötasude maksuarvestuses tuleb lähtuda maksuperioodi valuutast. Detsembrikuus väljamakstud summad tuleb deklareerida kroonides detsembrikuu tulu- ja sotsiaalmaksudeklaratsioonil (TSD-l) ja selle esitamise tähtaeg on 10.01.2011. Maksu- ja Tolliamet (MTA) konverteerib kroonides deklareeritud summade koondsumma maksuliigi lõikes eurodesse.

Näide
Sotsiaalmaksusummad TSD lisal 1:
Kati 1000, Mati 200, Mihkel 1500
Kokku: SM nõue 2700 krooni - tasuda 172,56 eurot

Kroonides deklareeritud nõuded peavad saama tasutud eurosendi täpsusega, nõuded tasutakse seadusest tuleneval tähtpäeval, st 10.01.2011.

Kui isik kannab aasta lõpus ettemaksukontole raha detsembrikuu TSD nõuete katteks, peab ta veenduma, et kroonides kantud rahast piisab nende summade tasumiseks eurodes.

Iga tasumist ootav nõue ehk maksukohustus  tuleb eurodesse konverteerida eraldi, mitte TSD summa kokku. TSD-l on kokku kuni 5 nõuet: kinnipeetud tulumaks, sotsiaalmaks, töötuskindlustusmakse, kogumispensioni makse ja tulumaks.

Jaanuarikuus eurodes töötajale makstud palk (teenitud küll detsembris kroonides) deklareeritakse MTA-le veebruarikuus eurodes. Kroonides teenitu ümardamine euro palgaks jääb asutuse enda arvestusse.

TSD sisemised kontrollid toimuvad sõltuvalt maksuperioodist kas siis kroonis või euros ja ümardamine neid reegleid ei mõjuta.

Rahandusministeerium


 

 

banner right tookuulutus

Küsi nõu!

  Esita küsimus

Saada vihje

Hea lugeja, meie eesmärk on teha just sellist ajakirja, nagu sulle meeldib. Pane kirja soovitud teemad ning dokumendivormid, mida tahaksid siit leida. Tehkem koostööd!
right banner 2024 est konference
430824810 430800019636154 7356040320163199917 n255