Maksuõiguslikult on määrav tähendus sellel, kas äriühing on asja ostnud ettevõtluse jaoks (kulutuse teinud ettevõtluse tarbeks). Maksuhaldur kontrollib maksude arvestamise ja tasumise õigsust ja jälgib, et makse tasutakse seadusega sätestatud suuruses ja korras. Seega huvitab maksuhaldurit tulumaksu määramise aluse olemasolu. Juhul kui kulutus ei ole ettevõtlusega seotud, on äriühingul tulumaksuseaduse (edaspidi — TuMS) § 51 lg 1 järgi kohustus maksta sellelt tulumaksu.
TuMS-i § 51 lg 2 p 3 sätestab, et ettevõtlusega mitteseotud kulu on väljamakse, mille kohta maksumaksjal puudub raamatupidamist reguleerivates õigusaktides ettenähtud nõuetele vastav algdokument. Kindlasti tuleks vaadata TuMS-i § 51 lg 2, mida loetakse veel ettevõtlusega mitteseotud kuluks (näiteks p 5 järgi kuuluvad selle alla ka kulud või väljamaksed, mis on mõeldud ettevõtlusega mitteseotud kohustuste täitmiseks).
Raamatupidamise seaduse (edaspidi — RPS) § 7 määrab ära mis on raamatupidamise algdokument. See on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed:
- dokumendi nimetus ja number;
- koostamise kuupäev;
- tehingu majanduslik sisu;
- tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
- tehingu osapoolte nimed;
- tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
- majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
- vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
RPS-i § 7 lg-s 2 on täpsustatud, et eelviidatud p-s 6–8 sätestatud nõuet ei kohaldata algdokumentidele, kui nendes punktides nimetatud andmed on kajastatud vastavate algdokumentide alusel koostatud koonddokumendis.
Juhin veelkord eraldi tähelepanu, et algdokumendiks ei loeta üksnes arvet, vaid just majandustehingu toimumist kinnitavat tõendit, mis sisaldab seaduses nimetatud andmeid. Kirjeldatud andmetest nähtuvalt võib maksuhaldur tõenäoliselt asuda seisukohale, et tehing on toimunud eraisikute vahel ja äriühing on tasunud eraisiku poolt soetatud asja eest. Vastupidist tuleb maksuhaldurile tõendada. See, kuidas tehinguid oleks võimalik täpselt ja korrektselt raamatupidamises kajastada, tuleb raamatupidajaga eraldi läbi arutada.
