06.06.2022 Esmaspäev

Digidokumentide loomine ja vormindamine

Dokumendid tõestavad tehtud toiminguid, on aluseks uute tegevuste kavandamisel ning otsuste vastuvõtmisel. Seega on dokumente vaja hoida ja säilitada nii, et neid oleks võimalik tulevikus kasutada.

Ülle Mägin, rahvusarhiivi digitaalarhiivi arhivaar
Ülle Mägin, rahvusarhiivi digitaalarhiivi arhivaar Foto: erakogu

Mitte päris kõik dokumendid, mis tekivad, ei ole samaväärselt tähtsad. Säilitamisele kuluva ressursi arvestamiseks on otstarbekas võimalikult vara ära otsustada, millised dokumendid on pikas perspektiivis asutusele väärtuslikud ja millised võib kiiremini hävitada. Siinjuures tuleb järgida seadustest või muudest õigusaktidest tulenevaid säilitustähtaegu.

Nüüdisajal on valdav enamik dokumentidest digitaalsed. See tähendab, et neid ei saa näha, katsuda ega säilikutesse köita nagu paberdokumente. Põhimõtteliselt on see bitijada andmekandjal ning inimsilmale loetava pildi saamiseks tuleb oskuslikult kasutada sobivat riist- ja tarkvara. Kuidas fail tekib, salvestub ja hävib, seda me ei näe. Tasub märkida, et fail ja dokument pole üks ja sama...

Juurdepääs käesolevale materjalile on majandusajakirja Raamatupidamisuudised tellijatel.

Saada vihje

Hea lugeja, meie eesmärk on teha just sellist ajakirja, nagu sulle meeldib. Pane kirja soovitud teemad ning dokumendivormid, mida tahaksid siit leida. Tehkem koostööd!