01.06.2020 Понедельник

Нужно ли работодателям пересмотреть отношение к домашнему офису?

Многие работники в нашей компании вернулись на работу в офис. Кое-кто сказал, что хотел бы продолжить работать удаленно, хотя в то же время в нашем офисе для всех были созданы эргономичные рабочие места. Как работодатель я готов предоставить возможность работать удаленно, однако существуют ли какие-либо требования, которые я должен соблюдать?

Стороны трудовых отношений должны четко договориться о выполнении удаленной работы и об условиях такого труда
Стороны трудовых отношений должны четко договориться о выполнении удаленной работы и об условиях такого труда Фото: pixabay.com

Отвечает Пирет Кальюла, консультант по вопросам рабочей среды в Инспекции труда, Tööelu:

Согласно части 4 статьи 6 Закона о трудовом договоре, если работодатель и работник договариваются о том, что последний будет выполнять работу,которая обычно выполняется на предприятии работодателя, за пределами места выполнения работы, в том числе по месту своего жительства (удаленная работа), то работодатель, в дополнение к указанному в статье 5 данного закона, должен сообщить работнику о том, что трудовые обязанности выполняются в качестве удаленной работы. Другими словами, законодатель говорит о том, что стороны должны четко договориться о выполнении работы удаленно и об условиях такого труда. Социальные партнеры, то есть представительные организации работодателей и работников, несколько лет назад также договорились об условиях, которые следует включить в соглашение об удаленной работе, смотрите подробнее здесь: https://www.employers.ee/wp-content/uploads/Kaugtoo_raam-final.pdf.

Следует договориться о том, какая часть работы будет выполняться удаленно, каким образом будет осуществляться обмен данными, когда работник должен быть доступен для работодателя, а также обсудить другие важные условия. В настоящий момент много людей работают удаленно, для которых работа в домашнем офисе началась в момент объявления особого положения. Поскольку все это случилось буквально за один день, не было времени провести переговоры, тщательно подготовиться и построить более или менее масштабные планы. Сейчас мы потихоньку возвращаемся к привычному образу жизни, и многие офисы также возобновляют свою работу.

С возвращением работников в офисы уже возникла следующая проблема: поскольку не было конкретно оговорено, как долго будет продолжаться период удаленной работы, то работодатель подразумевает при этом одним срок, а работник - другой. Когда работодатель узнает, что офис можно открыть, и сообщает работникам время возвращения на обычное рабочее место, он встречает сопротивление. Работники (пока) не желают возвращаться в офис.

Кто прав в этой ситуации? К сожалению, однозначного ответа нет. Все зависит от того, о чем стороны договорились, или, вернее, от того, о чем они не договаривались. Если при переходе на удаленную работу речь шла о том, что это необходимость, вызванная особым положением, то можно предположить, что соглашение об удаленной работе было заключено на срок особого положения, то есть, до 18 мая 2020 года. Иными словами, после окончания особого положения работа будет продолжена на тех же условиях, что и до него.

Кроме того, ситуация может сложиться таким образом, что переход на удаленную работу был осуществлен на срок особого положения, однако работник по зависящим от него самого причинам (например, у него есть член семьи, который входит в группу риска, маленькие дети) не желает в данный момент возвращаться на работу, чтобы минимизировать круг контактов. В этом случае работник должен сообщить работодателю, почему он не желает возвращаться на работу, а также когда он сможет это сделать. Согласно принципу добросовестности, будет заключено новое соглашение о том, когда работник вернется на работу. Если соглашение заключить невозможно, стороны должны сами решить, смогут ли они продолжить трудовые отношения или нет. Тем не менее, следует учитывать, что прекращение трудовых отношений - это самый крайний вариант, то есть до этого стороны должны попытаться найти решение, которое позволит обеим сторонам наиболее подходящим образом продолжить совместную работу.

Если же стороны не уточняли срок выполнения удаленной работы, им следует договориться между собой о путях разрешения ситуации. Работник, который (сегодня) не желает возвращаться в офис, должен сообщить работодателю о том, когда и на каких условиях он согласен вернуться. В свою очередь работодатель может объяснить работнику, почему необходимо вернуться в офис. Разъяснительная работа особенно важна, если работник убежден в том, что он может с таким же успехом выполнять свою работу из дома. В то время как работодатель прекрасно знает о том, что удаленная работа имеет свои недостатки.

В ходе ведения переговоров обе стороны должны вести себя разумным и гибким образом. Если сторонам не удается прийти в соглашению между собой, для разрешения спора можно обратиться в орган, занимающийся разрешением трудовых споров, который изучит, о чем договорились стороны при переходе на удаленную работу, а также каким образом следует продолжать трудовые отношения в связи с дистанционной работой. Однако, любой спор - это очень длительный процесс, который может разозлить и расстроить обе стороны, поэтому рекомендуем его избегать и попытаться более-менее договориться между собой о решении, которое будет удовлетворительным для обеих сторон.

Что следует учитывать при возвращении в офис?

  • Если возможно, делайте это постепенно: следите за тем, чтобы рабочие места были расположены так, чтобы люди могли соблюдать дистанцию в два метра. То есть нельзя возвращать на работу всех работников одновременно, а, например, только половину. Работники, сидящие в одном кабинете, должны договориться между собой, кто в какие дни будет приходить в офис. Это следует делать до тех пор, пока действует требование Департамента здоровья о соблюдении дистанции. В дальнейшем руководствуйтесь здравым рассудком и конкретными обстоятельствами (например, какое количество работников в офисе входит в группу риска).
  • Картографируйте работников, которые хотели бы продолжить работать удаленно в частичном или полном объеме, если продолжение удаленной работы возможно с точки зрения компании.
  • Заключите соглашения (письменные, например, по электронной почте) с работниками, которые изъявили желание остаться в домашних офисах.
  • Организуйте анализ риска рабочей среды на рабочих местах тех работников, которые хотят остаться на удаленной работе. Для проведения анализа риска следует составить опросник, который работник сможет заполнить, самостоятельно оценив, подходят ли его домашние условия для выполнения удаленной работы. К опроснику в рамках анализа риска следует добавить фотографии места выполнения работы - в этом случае результаты оценки будут однозначно понятны обеими сторонами.
  • Если в результате анализа риска выяснится, что место выполнения работы не соответствует определенным критериям, существует три возможности: работодатель устраняет недочеты, например, приобретает подходящий рабочий стул; стороны договариваются, что работник самостоятельно приобретет для себя стул (если выполнение работы удаленно преимущественно является пожеланием работника), или же соглашение об удаленной работе не будет заключено, и работник продолжит работу в офисе.
  • Продумайте, сколько человек одновременно могут находиться в комнате для отдыха таким образом, чтобы можно было соблюдать дистанцию.
  • Продумайте, где разместить средства дезинфекции. Кроме того, обсудите, кто и как часто будет дезинфицировать поверхности. Недостаточно только лишь поставить средство дезинфекции на стол - необходимо назначить человека, в круг задач которого будет входить его использование.
  • Установите общие принципы удаленной работы (достаточно простого электронного письма) - это поможет избежать недоразумений в дальнейшем.
  • Также следует договориться о том, в каком объеме работодатель будет возмещать расходы, связанные с домашним офисом. И снова важно заключить соглашение до начала выполнения дистанционной работы. В противном случае у сторон могут быть разные представления о подлежащих возмещению расходах.

В качестве вспомогательного материала при описании удаленной работы и в организации проведения оценки риска можно использовать инструкцию по удаленной работе на странице "Удаленная работа".

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях