В соответствии с Законом о бухгалтерском учете, лицо, обязанное вести бухгалтерский учет, обязано документировать все свои хозяйственные операции. Основанием для производства любой бухгалтерской записи служит подтверждающий совершение хозяйственной сделки первичный документ либо составленный на основе первичных документов сводный документ.
Согласно § 7 Закона о бухгалтерском учете, первичный документ должен обязательно содержать следующие реквизиты:
- название и номер документа;
- дата составления;
- экономическое содержание операции;
- цифровые показатели операции (количество, цена, сумма);
- имена (наименования) сторон операции;
- адреса мест жительства или нахождения участников операции;
- подтверждающая (-ие) совершение хозяйственной операции подпись (подписи) лица, представляющего обязанного вести бухгалтерский учет, вносящего бухгалтерскую запись о хозяйственной операции;
- порядковый номер соответствующей бухгалтерской записи.
Одним из основных требований по учету подоходного налога является то, что расходный документ должен позволять адекватно установить совершение хозяйственной операции между указанными сторонами. Таким первичным документом может быть счет, договор, ордер или иной подобный документ; главное, чтобы в этом документе были бы указаны требуемые реквизиты. О выплате, произведенной на основании расходного документа, не отвечающего требованиям, речь может идти и в том случае, если наличные деньги выплачиваются неизвестному физическому лицу или если в случае суммы, перечисленной банковским переводом, невозможно установить, кому и за что была произведена выплата. Таким образом, при совершении операций с физическими лицами не обойтись без их данных. Реквизиты, перечисленные в п. 6-8 § 7 Закона о бухгалтерском учете, могут отсутствовать в первичных документах при условии, что эти данные отражены в сводном документе, составленном на основе соответствующих первичных документов. Таким образом, если вы составляете сводный документ, то добалвять в каждое приложение адреса не требуется. Будет также достаточно проставления порядкового номера бухгалтерской записи и подписи только в сводном документе.
Если у предприятия отсутствует подтверждающий расходы первичный документ, отвечающий требованиям Закона о бухгалтерском учете (или сводный документ, составленный на основе первичных документов), то в таком случае эти расходы рассматриваются как расходы, не связанные с предпринимательской деятельностью, и с них следует уплатить подоходный налог.
