Исходя из целей защиты работника и ограничений в отношении рабочего времени рабочее время в учетный период должно быть уменьшено за счет тех дней, когда работник не мог выполнять работу, например, из-за болезни или отпуска.  Если работник заболел, то норму рабочего времени следует уменьшить как в ситуации, когда график уже составлен, так и при планировании рабочего времени на следующий месяц. От работника нельзя требовать, чтобы после болезни он отработал свои «неотработанные часы». То же самое действует в отношении использования отпуска (в том числе учебного).

Пример: в конце месяца работник в течение недели находился на листе нетрудоспособности. Работодателем был составлен график, в соответствии с которым в течение недели, когда работник был нетрудоспособен, он должен был отработать согласно графику 36 часов. В этом случае норма рабочего времени уменьшается на 36 часов. Если бы период пребывания на листе нетрудоспособности пришелся на свободные для работника (по графику) дни, то норма рабочего времени не уменьшалась.

В ситуации, когда работник болеет продолжительное время и график на следующий месяц еще не составлен, работодатель может заранее учесть отсутствие работника, организовав работу таким образом, чтобы возвращение на работу не было бы связано для работника с неразумной рабочей нагрузкой. Таким образом,  если график еще не составлен, то исходить следует из календарной нормы рабочего времени. Например, если работник отсутствует в следующий месяц в течение семи дней (Пн-Вс), то есть пять календарных рабочих дней, то норма рабочего времени сокращается на 5 х 8 = 40 часов.