Kui kaua peab raamatupidamisdokumente säilitama?

Ettevõte alustas tegevust 2001. aasta mais. Käesoleva aasta mais tähistati oma 12. sünnipäeva. Aastate jooksul on kogunenud suur arhiiv, mida me säilitame oma kontoris. Kas võib hävitada kõik raamatupidamisdokumendid, sealhulgas lepingud aastatest 2001, 2002 ja 2003, sest nende vormistamisest on möödunud 10 aastat? Või tuleb mõned dokumendid alles hoida hilisemaks? Kuidas neid õigesti hävitada? Kas peab olema eraldi dokument, mis kinnitab ettevõtte arhiivi hävitamist?

Vastab Maire Otsus-Carpenter, vandeaudiitor:

Raamatupidamise seaduse järgi (§ 12) tuleb raamatupidamise algdokumente (näiteks müügi- ja ostuarved, kassadokumendid jne) säilitada seitse aastat alates selle aasta lõpust, mil kajastati raamatupidamises need tehingud, mille kohta need koostati.

Raamatupidamisregistreid (näiteks pearaamat), raamatupidamisaruandeid, lepinguid ja muid dokumente, mis on raamatupidamisega seotud, tuleb säilitada seitse aastat alates selle aasta lõpust, mil need kehtivuse kaotasid (näiteks laenulepingut, mis sõlmiti 2000. aastal ning mis lõppes 2005. aastal, tuli säilitada vähemalt 2012. aasta lõpuni). Raamatupidamise sise-eeskirju tuleb säilitada samuti seitse aastat pärast seda, kui need kehtivuse kaotasid.

Dokumentide hävitamise korda seadus otseselt ei sätesta, kuid hävitamise kohta tuleks siiski vormistada dokument, mis sisaldab andmeid selle kohta, missugused dokumendid, millal, kuidas ja kelle poolt hävitati.